Benn-Ibler Niederlassung Salzburg

Hinweisgebersystem – Was ist das?

Pfeife

Der Begriff Whistleblowing ist aus den Medien gut bekannt. MitarbeiterInnen machen auf mögliche Rechtsverletzungen eines Unternehmens aufmerksam. Am einfachsten geht das mit einem elektronischen Hinweisgebersystem. Oft kann dadurch großer Schaden von der Allgemeinheit abgewendet werden. Informiert der Whistleblower allerdings direkt die Medien, kann gleichzeitig auch großer Schaden für das Unternehmen selbst entstehen.

Es liegt daher im Sinne eines jeden Unternehmens, wenn die eigenen MitarbeiterInnen zuerst interne Meldekanäle nutzen. Das wird nur funktionieren, wenn sich der potentielle Whistleblower sicher ist, dass er sich durch seine Meldung keinen Repressalien durch seinen Arbeitgeber aussetzt. Vor diesem Hintergrund wurde die Richtlinie 2019/1937/EU zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, erlassen.

In Österreich läuft noch der Gesetzgebungsprozess zur Umsetzung dieser Richtlinie durch das das sogenannte HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG). Das Gesetz wird jedenfalls vorsehen, dass die Meldung anonym erfolgen kann und dass auch eine Zwei-Wege-Kommunikation möglich ist. Einfach einen Postkasten im Unternehmen aufzustellen wird also nicht ausreichen. Jetzt ist daher der ideale Zeitpunkt, um sich Gedanken zur konkreten Umsetzung der gesetzlichen Erfordernisse zu machen.

Wir haben für Sie die wichtigsten Eckpunkte des neuen Gesetzes zusammengefasst.

Die gute Nachricht: Die Verantwortung für dieses Hinweisgebersystem, und damit einen Teil der Haftung, können Sie auch an einen vertrauenswürdigen Dritten auslagern.

Wann braucht Ihr Unternehmen ein Hinweisgebersystem?

Unternehmen ab 250 ArbeitnehmerInnen:
6 Monate nach Inkrafttreten des HSchG

Unternehmen ab 50 ArbeitnehmerInnen:
bis spätestens 18. Dezember 2023

Worauf müssen Sie bei der Einführung achten?

… Sicherheit und Vertraulichkeit

Sicherheit
  • System ist sicher zu planen, einzurichten und zu betreiben
  • sicherer, vertraulicher, zweiwegiger Kommunikationskanal ist bereitzustellen
  • Anonymität der HinweisgeberInnen muss durchgehend gewährleistet sein

… Organisatorisches

Organisation vom Hinweisgebersystem
  • ausreichende finanzielle Mittel für Einrichtung und Betreuung/Abarbeitung
  • Bearbeiter der Hinweise sind weisungsfrei zu stellen.

… Schutz vor Repressalien und ungerechtfertigten Verdächtigungen

Schutz der Hinweisgeber
  • HinweisgeberInnen sind vor Repressalien zu schützen
  • Ungerechtfertigte und unbegründete Verdächtigungen sind zu verhindern

… Information über Hinweisgebersystem

Information über Hinweisgebersysem
  • HinweisgeberInnen sind über die Einrichtung und Bedienung zu informieren
  • HinweisgeberInnen sind über Rechte und Folgen von Missbrauch zu informieren

… Bearbeitung und Rückmeldung

Rückmeldung an Hinweisgeber
  • HinweisgeberInnen ist binnen bestimmter Fristen Rückmeldung zu geben
  • erforderlichen Maßnahmen/Folgemaßnahmen sind zu setzen

… Unvoreingenommenheit

Unvoreingenommenheit
  • Hinweisen ist ernsthaft, unparteiisch und unvoreingenommen nachzugehen
  • Unternehmensleitung kann informiert werden (ohne Maßnahmen zu gefährden)

… Rechtskonformität

Rechtskonformität des Hinweisgebersystems
  • Sämtliche Rechtsvorschriften sind einzuhalten
  • insbes. auch arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Bestimmungen

Welche Fristen sind im laufenden Betrieb zu beachten?

Fristen im Hinweisgebersystem

Bestätigung des Meldungseingangs binnen 7 Kalendertagen

Auf Wunsch des Hinweisgebers: Ermöglichen einer persönlichen Zusammenkunft binnen 14 Kalendertagen

Rückmeldung binnen 3 Monaten ab Entgegennahme des Hinweises

Aufbewahrung personenbezogener Daten dreißig Jahre ab ihrer letztmaligen Verarbeitung oder Übermittlung (und unter bestimmten Voraussetzungen auch noch darüber hinaus)

Wie profitiert Ihr Unternehmen vom Hinweisgebersystem?

Vorteil Nr 1

… Reputationsschäden und finanziellen Schaden vermeiden

  • Sie können frühzeitig auf Missstände reagieren
  • Sie können Maßnahmen setzen, bevor die Öffentlichkeit davon erfährt
  • Sie wenden dadurch finanziellen Schaden von Ihrem Unternehmen ab
Vorteil Nr 2

… Vertrauen schaffen

  • Sie bauen Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern auf
  • Sie signalisieren ein offenes Betriebsklima
  • Sie motivieren dazu, zuerst interne Kanäle zu nutzen
Vorteil Nr 3

… Missstände aufdecken

  • Sie erfahren rechtzeitig von Schwachstellen in Ihrem Unternehmen
  • Sie haben die Möglichkeit, Ihre Organisationsabläufe zu verbessern
  • Sie nutzen proaktiv Verbesserungspotenziale

Vorteile eines ausgelagerten Hinweisgebersystem

Das interne Hinweisgebersystem kann auch zu einem externen Dienstleister, beispielsweise einer Rechtsanwaltskanzlei, ausgelagert werden. Diese Option ist aus mehreren Gründen vorteilhaft für das Unternehmen. Der Dienstleister

  • übernimmt Einrichtung und Betrieb des Meldesystems (Kostenbegrenzung)
  • kontrolliert den Eingang von Meldungen und bearbeitet diese (im Zusammenspiel mit dem Unternehmen)
  • stellt eine objektive, neutrale Bearbeitung sicher (durch Weisungsfreiheit und Abstand von weiteren Mandaten)
  • vermeidet Interessenskonflikte im Unternehmen
  • kümmert sich um die Kommunikation mit den HinweisgeberInnen
  • gewährleistet Anonymität und richtet bei Bedarf sekundäre Meldekanäle ein
  • dokumentiert die Arbeit
  • verantwortet die Einhaltung von Geheimhaltungs- und Datenschutzpflichten
  • speichert die Informationen (für die Dauer der Vereinbarung bzw. bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten)

Bei Betreuung durch eine Rechtsanwaltskanzlei profitiert das Unternehmen auch von der standesrechtlichen Pflicht der Rechtsanwälte zur Wahrung von Vertraulichkeit und Geheimhaltung. Darüber hinaus ist die rechtlich korrekte Betreuung und Abwicklung des HinweisgeberInnensystems gesichert.

Idee: Auslagerung des Hinweisgebersystems

Lagern Sie Ihr Hinweisgebersystem – und damit einen Teil Ihres Haftungsrisikos – an unsere Kanzlei aus!