Hinweisgebersystem – Was ist das?
Der Begriff Whistleblowing ist aus den Medien gut bekannt. MitarbeiterInnen machen auf mögliche Rechtsverletzungen eines Unternehmens aufmerksam. Am einfachsten geht das mit einem elektronischen Hinweisgebersystem. Oft kann dadurch großer Schaden von der Allgemeinheit abgewendet werden. Informiert der Whistleblower allerdings direkt die Medien, kann gleichzeitig auch großer Schaden für das Unternehmen selbst entstehen.
Es liegt daher im Sinne eines jeden Unternehmens, wenn die eigenen MitarbeiterInnen zuerst interne Meldekanäle nutzen. Das wird nur funktionieren, wenn sich der potentielle Whistleblower sicher ist, dass er sich durch seine Meldung keinen Repressalien durch seinen Arbeitgeber aussetzt. Vor diesem Hintergrund wurde die Richtlinie 2019/1937/EU zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, erlassen.
In Österreich wird diese Richtlinie durch das das sogenannte HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) umgesetzt. Das Gesetz wurde am 1. Februar 2023 im Nationalrat beschlossen. Es sieht unter anderem vor, dass die Meldung anonym erfolgen kann und dass auch eine Zwei-Wege-Kommunikation möglich ist. Einfach einen Postkasten im Unternehmen aufzustellen wird also nicht ausreichen. Jetzt ist daher der ideale Zeitpunkt, um sich Gedanken zur konkreten Umsetzung der gesetzlichen Erfordernisse zu machen.
Wir haben für Sie die wichtigsten Eckpunkte des neuen Gesetzes zusammengefasst.
Die gute Nachricht: Die Verantwortung für dieses Hinweisgebersystem, und damit einen Teil der Haftung, können Sie auch an einen vertrauenswürdigen Dritten auslagern.
Wann braucht Ihr Unternehmen ein Hinweisgebersystem?
Unternehmen ab 250 ArbeitnehmerInnen:
bis spätestens 25. August 2023
Unternehmen ab 50 ArbeitnehmerInnen:
bis spätestens 17. Dezember 2023
Worauf müssen Sie bei der Einführung achten?
… Sicherheit und Vertraulichkeit
- System ist sicher zu planen, einzurichten und zu betreiben
- sicherer, vertraulicher, zweiwegiger Kommunikationskanal ist bereitzustellen
- Anonymität der HinweisgeberInnen muss durchgehend gewährleistet sein
… Organisatorisches
- ausreichende finanzielle Mittel für Einrichtung und Betreuung/Abarbeitung
- Bearbeiter der Hinweise sind weisungsfrei zu stellen
- Privacy by Design
… Schutz vor Repressalien und ungerechtfertigten Verdächtigungen
- HinweisgeberInnen sind vor Repressalien zu schützen
- Ungerechtfertigte und unbegründete Verdächtigungen sind zu verhindern
… Information über Hinweisgebersystem
- HinweisgeberInnen sind über die Einrichtung und Bedienung zu informieren
- HinweisgeberInnen sind über Rechte und Folgen von Missbrauch zu informieren
… Bearbeitung und Rückmeldung
- HinweisgeberInnen ist binnen bestimmter Fristen Rückmeldung zu geben
- erforderlichen Maßnahmen/Folgemaßnahmen sind zu setzen
… Unvoreingenommenheit
- Hinweisen ist ernsthaft, unparteiisch und unvoreingenommen nachzugehen
- Unternehmensleitung kann informiert werden (ohne Maßnahmen zu gefährden)
… Rechtskonformität
- Sämtliche Rechtsvorschriften sind einzuhalten
- insbes. auch arbeitsrechtliche und datenschutzrechtliche Bestimmungen
Welche Fristen sind im laufenden Betrieb zu beachten?
Bestätigung des Meldungseingangs binnen 7 Kalendertagen
Auf Wunsch des Hinweisgebers: Ermöglichen einer persönlichen Zusammenkunft binnen 14 Kalendertagen
Rückmeldung binnen 3 Monaten ab Entgegennahme des Hinweises
Aufbewahrung personenbezogener Daten fünf Jahre ab ihrer letztmaligen Verarbeitung oder Übermittlung (und unter bestimmten Voraussetzungen auch noch darüber hinaus)
Wie profitiert Ihr Unternehmen vom Hinweisgebersystem?
… Reputationsschäden und finanziellen Schaden vermeiden
- Sie können frühzeitig auf Missstände reagieren
- Sie können Maßnahmen setzen, bevor die Öffentlichkeit davon erfährt
- Sie wenden dadurch finanziellen Schaden von Ihrem Unternehmen ab
… Vertrauen schaffen
- Sie bauen Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern und Geschäftspartnern auf
- Sie signalisieren ein offenes Betriebsklima
- Sie motivieren dazu, zuerst interne Kanäle zu nutzen
… Missstände aufdecken
- Sie erfahren rechtzeitig von Schwachstellen in Ihrem Unternehmen
- Sie haben die Möglichkeit, Ihre Organisationsabläufe zu verbessern
- Sie nutzen proaktiv Verbesserungspotenziale
Vorteile eines ausgelagerten Hinweisgebersystem
Das interne Hinweisgebersystem kann auch zu einem externen Dienstleister, beispielsweise einer Rechtsanwaltskanzlei, ausgelagert werden.
Bei Betreuung durch eine Rechtsanwaltskanzlei profitiert das Unternehmen auch von der standesrechtlichen Pflicht der Rechtsanwälte zur Wahrung von Vertraulichkeit und Geheimhaltung. Darüber hinaus ist die rechtlich korrekte Betreuung und Abwicklung des HinweisgeberInnensystems gesichert.
Lagern Sie Ihr Hinweisgebersystem – und damit einen Teil Ihres Haftungsrisikos – an unsere Kanzlei aus!
